Datenschutzerklärung — KHM Portal

ENTWURF — wartet auf die Genehmigung des Vorstands. Dies ist eine Übersetzung der dänischen Erklärung, die die maßgebliche Fassung ist. Alle Platzhalter [...] sind ausgefüllt. Bei Genehmigung: _Zuletzt aktualisiert_ auf das Genehmigungsdatum setzen und diesen Block entfernen.

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-22

1. Verantwortlicher

Københavns historiske markeder Maglemosevej 31, 2640 Hedehusene, Dänemark CVR (Registrierungsnr.): 37149977 E-Mail: info@khm.dk

Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten richten Sie bitte hierhin.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wenn Sie als Benutzer (Freiwillige:r, Akteur:in oder Administrator:in) angelegt werden, verarbeiten wir:

  • Identität: Name, ggf. Spitzname/Akteurname, Geburtsdatum
  • Kontakt: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift
  • Identifikation: hochgeladenes Ausweisdokument, sofern für Ihre Rolle erforderlich
  • Konto: Rolle und Berechtigungen, Login (Passkeys, Google-Login, magischer E-Mail-Link), Sprachwahl
  • Aktivität: Benachrichtigungen und ein Prüfprotokoll über Handlungen im System
  • Gesundheits- und Ernährungsdaten (besondere Kategorien): Angaben zu gesundheitlichen Belangen, Allergien und Sonderkost, die Sie uns freiwillig mitteilen, damit wir Aufgaben, Verpflegung und Unterkunft an Sie anpassen können. Diese werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet (siehe eigene Einwilligungserklärung), verschlüsselt gespeichert, sind nur für Freiwilligenkoordinator:innen zugänglich und werden bei Widerruf oder mit Ablauf der Einwilligung gelöscht (13 Monate).

Sensible Felder (Name, E-Mail, Telefon, Ausweis, Gesundheitsdaten) werden verschlüsselt gespeichert.

Wenn Sie sich als Freiwillige:r bewerben

Sie können eine Bewerbung auch ohne Benutzerkonto einreichen. Wir verarbeiten dann:

  • Kontakt: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Geburtsdatum: das vollständige Datum, also Tag, Monat und Jahr
  • Ihre Teilnahme: an welchen Tagen Sie können, Ihre Teamwünsche, ob und wie Sie übernachten möchten, und Ihre T-Shirt-Größe
  • Qualifikationen: Führerschein für Anhänger oder Lkw, Hygienenachweis und Erste-Hilfe-Nachweis mit Ablaufdatum sowie Ihr eigener Text zu früheren Erfahrungen
  • Sprache: die Sprache, in der Sie das Formular gelesen haben

Wir fragen aus drei Gründen nach dem vollständigen Geburtsdatum: Sie müssen 15 Jahre alt sein, wenn der Markt beginnt, der Verein muss die Altersverteilung der Teilnehmenden angeben können, wenn wir kommunale Zuschüsse beantragen, und wir möchten Ihnen eine Geburtstagsgrußnachricht senden können.

Die Kontaktdaten und Ihr Text zu früheren Erfahrungen werden verschlüsselt gespeichert.

Wenn Sie sich als Akteur:in bewerben

Sie können eine Bewerbung auch ohne Benutzerkonto einreichen. Wir verarbeiten dann:

  • Kontakt: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie, falls Sie sie angeben: Handelsregisternummer und Links zu Ihrer Website oder zu sozialen Medien
  • Zu Stand und Lager: Gruppenname, Epoche, Standart, was Sie verkaufen oder herstellen, Maße von Stand und Lager, Personenzahl, die Zeichnung Ihres Lagers, Angaben zu offenem Feuer und Gas sowie Ihre eigenen Anmerkungen
  • Bilder: die Fotos von Stand und Lager, die Sie selbst anhängen

Die Kontaktdaten werden verschlüsselt gespeichert. Die Bilder werden beim Empfang neu kodiert, wodurch EXIF-Daten — einschließlich GPS-Position — entfernt werden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlage

  • Verwaltung Ihrer Teilnahme als Freiwillige:r/Akteur:in — Vertrag / berechtigtes Interesse, Art. 6(1)(b)/(f)
  • Prüfung, ob Sie das Mindestalter für Freiwillige erfüllen — Vertrag / berechtigtes Interesse, Art. 6(1)(b)/(f)
  • Angabe der Altersverteilung der Teilnehmenden bei der Beantragung kommunaler Zuschüsse — Rechtliche Verpflichtung / berechtigtes Interesse, Art. 6(1)(c)/(f)
  • Versand einer Geburtstagsgrußnachricht — Berechtigtes Interesse, Art. 6(1)(f)
  • Versand notwendiger Betriebsnachrichten (Schichten, kritische Hinweise) — Berechtigtes Interesse, Art. 6(1)(f)
  • Login und Kontosicherheit — Vertrag, Art. 6(1)(b)
  • Prüfprotokoll aus Sicherheitsgründen — Rechtliche Verpflichtung / berechtigtes Interesse, Art. 6(1)(c)/(f)
  • Messen, wie das Mobilfunknetz in der Feld-App funktioniert, damit der Verein seine Infrastruktur dimensionieren kann — Berechtigtes Interesse, Art. 6(1)(f)
  • Anpassung von Aufgaben und Verpflegung an Ihre Gesundheit/Allergien — ausdrückliche Einwilligung, Art. 9(2)(a) (+ Art. 6(1)(a))
  • Bearbeitung Ihrer Akteur-Bewerbung und Vorbereitung eines Vertrags — Maßnahmen vor Vertragsschluss, Art. 6(1)(b)
  • Anzeige Ihres Standes auf unserer Website — Einwilligung, Art. 6(1)(a)
  • Teilen Ihres Standes in sozialen Medien — Einwilligung, Art. 6(1)(a)

Die beiden letzten sind freiwillig. Sagen Sie nein, bearbeiten wir Ihre Bewerbung genau gleich, und Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen.

Gegen die Geburtstagsgrußnachricht können Sie Widerspruch erheben, siehe Abschnitt 7.

Gesundheitsdaten werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet. Sie können die Einwilligung jederzeit ohne Folgen für Ihre Teilnahme im Übrigen widerrufen; wir löschen die Angabe dann.

4. Cookies und Speicherung auf Ihrem Gerät

Das Portal setzt ein notwendiges Cookie, um Sie angemeldet zu halten. Es ist für den Betrieb der Seite unbedingt erforderlich und bedarf keiner Einwilligung. Wir verwenden keine Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Tracking-Cookies.

Messung des Mobilfunknetzes in der Feld-App

Die Feld-App (Ravenhub) misst, wie sich das Mobilfunknetz verhält, während Sie sie benutzen: wie lange eine Anfrage dauert, ob sie fehlschlägt und wie lange eine Handlung gewartet hat, weil das Gerät offline war. Zu jeder Messung gehört eine grobe Angabe, welchen Teil der App Sie benutzt haben — etwa Verpflegung oder Wertmarken — niemals die genaue Adresse und niemals der Inhalt der Anfrage.

Die Messungen enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen oder IP-Adressen. Es wird jedoch eine pseudonyme Gerätekennung im Speicher Ihres Browsers abgelegt, damit Messungen desselben Telefons zusammengehalten werden können. Die Kennung wird bei jedem Markt gewechselt. In Verbindung mit dem Dienstplan kann sie auf eine Person hinweisen, weshalb wir sie als personenbezogenes Datum behandeln. Die Messungen werden außerdem im Speicher Ihres Browsers in eine Warteschlange gelegt und erst gesendet, wenn die Verbindung wieder funktioniert — die Warteschlange ist gerade deshalb nötig, weil wir die schlechten Verbindungen untersuchen.

Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Vereins, Art. 6(1)(f), entscheiden zu können, ob während des Marktes ein Server auf dem Platz stehen muss oder ob eine bessere Verbindung ausreicht. Wir haben dies gegen Ihre Privatsphäre abgewogen: die Messungen sind technisch, sie enthalten keine Namen, die Kennung wird jedes Jahr gewechselt, und sie werden nicht zur Beurteilung Ihrer Arbeit verwendet. Es gibt auch keinen weniger eingreifenden Weg zur Antwort — eine Messung mit anderem Gerät als den tatsächlich benutzten Telefonen würde etwas anderes messen. Wir halten den Eingriff daher für gering und dem Zweck angemessen.

Die Messungen werden 24 Monate aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Sie können der Messung widersprechen unter "Meine Seite" — sowohl in der Feld-App als auch im Portal. Der Widerspruch beendet die Erhebung sofort und verwirft die Messungen, die noch auf Ihrem Gerät liegen. Auf Ihre Arbeit in der App hat er keinen Einfluss. Bereits gesendete Messungen bleiben bestehen, bis die 24 Monate abgelaufen sind.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, nutzen aber Auftragsverarbeiter für den Betrieb:

  • Hosting: Hetzner Online GmbH (Server in der EU)
  • E-Mail-Versand und die Postfächer des Vereins: Google Ireland Limited (Google Workspace)
  • Login: Google Ireland Limited (nur bei Google-Login)

Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Google kann Daten im Rahmen seines Betriebs außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und der Teilnahme von Google am EU-US Data Privacy Framework.

6. Speicherung

Wir speichern Ihre Daten, solange Sie aktive:r Teilnehmer:in sind. Danach gilt je Art der Daten eine eigene Frist. Die Fristen stehen unten.

Akteur-Bewerbungen: Kontaktdaten, Ihre Anmerkungen und Ihre Bilder werden 13 Monate nach dem Enddatum des Marktes entfernt. Gruppenname, Standart, Maße, Personenzahl und das Ergebnis bleiben bestehen, damit der Verein sehen kann, wie viele sich beworben haben und wie viele eine Absage erhielten. Wird Ihre Bewerbung angenommen, wandern die Kontaktdaten sofort zu Ihrem Benutzerkonto, und die Bewerbung bleibt ohne sie bestehen.

Freiwilligen-Bewerbungen: Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Qualifikationen, Teamwünsche, Ihre verfügbaren Tage und Ihr Text zu früheren Erfahrungen werden 13 Monate nach dem Enddatum des Marktes entfernt. Markt, Status und Zeitstempel bleiben bestehen, damit der Verein sehen kann, wie viele sich beworben haben und wie viele eine Absage erhielten. Werden Sie angenommen, wandern die Angaben sofort zu Ihrem Benutzerkonto, und die Bewerbung bleibt ohne sie bestehen.

Ihr Benutzerkonto: Name, Kontaktdaten und Adresse werden 2 Jahre nach der Archivierung des Kontos entfernt. Ihre Teilnahmehistorie bleibt ohne sie bestehen, damit der Verein sehen kann, wie viele wann teilgenommen haben.

Akteure (der Unternehmensdatensatz): Kontonummer und weitere personenbezogene Daten im Akteur-Datensatz werden 5 Jahre nach dem letzten Markt, in dem Sie eine Spur hinterlassen haben, entfernt. Die Frist folgt der Aufbewahrungspflicht des dänischen Buchführungsgesetzes. Firmenname, CVR-Nummer und Website bleiben bestehen — das sind Unternehmensdaten, keine personenbezogenen Daten. Ist Ihre Mitgliedschaft beim Akteur noch aktiv, bleibt der Datensatz unabhängig vom Alter unverändert.

Gesundheitsdaten, Allergien und Sonderkost: werden gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, ansonsten 13 Monate nach dem Enddatum des Marktes.

Benachrichtigungen und Mitteilungen an Sie werden nach 1 Jahr gelöscht.

Wetterdaten für Sicherheitswarnungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Sie enthalten keine Angaben über Sie.

Feldmessungen: die technischen Messungen aus der Feld-App werden 24 Monate ab dem Zeitpunkt der Messung aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Das Prüfprotokoll wird 2 Jahre aus Sicherheitsgründen aufbewahrt. Es erfasst, wer wann was getan hat, enthält aber weder personenbezogene Daten noch Zugriffstoken — nur Verweise auf die Datensätze, die eine Handlung berührt hat.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Sie können eine Einwilligung widerrufen. Wenden Sie sich an info@khm.dk. Sie können sich bei der dänischen Datenschutzbehörde Datatilsynet (datatilsynet.dk) beschweren.

8. Sicherheit

Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert, der Zugriff ist rollenbasiert, und Handlungen werden protokolliert. Portal und Datenbank werden in der EU gehostet. Google Workspace kann Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, siehe Abschnitt 5.