Privatlivspolitik — KHM Portal

UDKAST — afventer bestyrelsens godkendelse. Alle [...]-pladsholdere og <!-- AFKLAR -->-punkter er lukket. Ved godkendelse: sæt _Senest opdateret_ til godkendelsesdatoen og fjern denne blok.

Senest opdateret: 2026-08-22

1. Dataansvarlig

Københavns historiske markeder Maglemosevej 31, 2640 Hedehusene CVR: 37149977 E-mail: info@khm.dk

Spørgsmål om dine personoplysninger rettes hertil.

2. Hvilke oplysninger vi behandler

Når du oprettes som bruger (frivillig, aktør eller administrator) behandler vi:

  • Identitet: navn, evt. kaldenavn/aktørnavn, fødselsdato
  • Kontakt: e-mailadresse, telefonnummer, postadresse
  • Legitimation: uploadet legitimationsdokument, hvis det kræves til din rolle
  • Konto: rolle og rettigheder, login (Passkeys, Google-login, magisk e-mail-link), sprogvalg
  • Aktivitet: notifikationer og en revisionslog over handlinger i systemet
  • Helbreds- og kostoplysninger (særlige kategorier): oplysninger om helbredshensyn, allergier og specialkost, som du frivilligt giver os, så vi kan tilpasse opgaver, forplejning og overnatning til dig. Disse behandles kun på grundlag af dit særskilte, udtrykkelige samtykke (se egen samtykkeerklæring), opbevares krypteret, er kun tilgængelige for frivilligkoordinatorer, og slettes ved tilbagetrækning eller når samtykket udløber (13 måneder).

Følsomme felter (navn, e-mail, telefon, legitimation, helbredsoplysninger) opbevares krypteret.

Når du søger som frivillig

Du kan sende en ansøgning uden at have en brugerkonto. Vi behandler da:

  • Kontakt: fornavn, efternavn, e-mailadresse og telefonnummer
  • Fødselsdato: den fulde dato, altså dag, måned og år
  • Din deltagelse: hvilke dage du kan, dine holdønsker, om du vil overnatte og hvordan, og din t-shirtstørrelse
  • Kvalifikationer: kørekort til trailer eller lastbil, hygiejnebevis og førstehjælpsbevis med udløbsdato, og din egen tekst om tidligere erfaring
  • Sprog: det sprog du læste formularen på

Vi beder om den fulde fødselsdato af tre grunde: du skal være fyldt 15 år når markedet starter, foreningen skal kunne oplyse deltagernes aldersfordeling når vi søger kommunale tilskud, og vi vil kunne sende dig en fødselsdagshilsen.

Kontaktoplysningerne og din tekst om tidligere erfaring opbevares krypteret.

Når du søger som aktør

Du kan sende en ansøgning uden at have en brugerkonto. Vi behandler da:

  • Kontakt: navn, e-mailadresse, telefonnummer, og hvis du oplyser dem: CVR-nummer og links til jeres hjemmeside eller sociale medier
  • Om boden og lejren: gruppenavn, periode, bodtype, hvad I sælger eller laver, mål på bod og lejr, antal personer, tegningen af lejren, oplysninger om bål og gas, og dine egne bemærkninger
  • Billeder: de fotos af bod og lejr du selv vedhæfter

Kontaktoplysningerne opbevares krypteret. Billederne bliver kodet om når vi modtager dem, så EXIF-oplysninger — herunder GPS-position — fjernes.

3. Formål og retsgrundlag

  • Administrere din deltagelse som frivillig/aktør — Aftale / legitim interesse, art. 6(1)(b)/(f)
  • Kontrollere at du opfylder aldersgrænsen for frivillige — Aftale / legitim interesse, art. 6(1)(b)/(f)
  • Oplyse deltagernes aldersfordeling når foreningen søger kommunale tilskud — Retlig forpligtelse / legitim interesse, art. 6(1)(c)/(f)
  • Sende dig en fødselsdagshilsen — Legitim interesse, art. 6(1)(f)
  • Sende dig nødvendige driftsbeskeder (vagter, kritiske beskeder) — Legitim interesse, art. 6(1)(f)
  • Login og kontosikkerhed — Aftale, art. 6(1)(b)
  • Revisionslog af sikkerhedshensyn — Retlig forpligtelse / legitim interesse, art. 6(1)(c)/(f)
  • Måle hvordan mobilnettet virker i felt-appen, så foreningen kan dimensionere sin infrastruktur — Legitim interesse, art. 6(1)(f)
  • Tilpasse opgaver og forplejning til dit helbred/allergier — udtrykkeligt samtykke, art. 9(2)(a) (+ art. 6(1)(a))
  • Behandle din aktør-ansøgning og forberede en kontrakt — Foranstaltninger forud for kontrakt, art. 6(1)(b)
  • Vise din bod på hjemmesiden — samtykke, art. 6(1)(a)
  • Dele din bod på sociale medier — samtykke, art. 6(1)(a)

De to sidste er frivillige. Siger du nej, behandler vi din ansøgning på præcis samme måde, og du kan trække samtykket tilbage når som helst.

Du kan gøre indsigelse mod fødselsdagshilsenen, se afsnit 7.

Helbredsoplysninger behandles udelukkende på grundlag af dit udtrykkelige samtykke. Du kan trække samtykket tilbage når som helst uden konsekvens for din deltagelse i øvrigt; vi sletter da oplysningen.

4. Cookies og lagring på din enhed

Portalen sætter én nødvendig cookie til at holde dig logget ind. Den er strengt nødvendig for at siden fungerer og kræver ikke samtykke. Vi bruger ingen analyse-, marketing- eller tredjeparts-sporingscookies.

Måling af mobilnettet i felt-appen

Felt-appen (Ravenhub) måler hvordan mobilnettet opfører sig, mens du bruger den: hvor lang tid en forespørgsel tager, om den fejler, og hvor længe en handling lå og ventede fordi enheden var uden forbindelse. Til hver måling hører en grov angivelse af hvilken del af appen du brugte — fx forplejning eller poletter — aldrig den præcise adresse og aldrig indholdet af forespørgslen.

Målingerne indeholder ingen navne, e-mailadresser eller IP-adresser. Til gengæld gemmes en pseudonym enheds-reference i din browsers lager, så målinger fra samme telefon kan holdes sammen. Referencen skiftes ved hvert marked. Sammenholdt med vagtplanen kan den pege på en person, og vi behandler den derfor som en personoplysning. Målingerne lægges desuden i en kø i din browsers lager og sendes først når forbindelsen virker igen — køen er nødvendig netop fordi det er de dårlige forbindelser vi undersøger.

Retsgrundlaget er foreningens legitime interesse, art. 6(1)(f) i at kunne afgøre om der skal stå en server på pladsen under markedet, eller om en bedre forbindelse er nok. Vi har vejet det op mod dit privatliv: målingerne er tekniske, de indeholder ingen navne, referencen skiftes hvert år, og de bruges ikke til at vurdere dit arbejde. Der findes heller ikke en mindre indgribende måde at få svaret — en måling foretaget med andet udstyr end de telefoner der faktisk bruges, ville måle noget andet. Vi vurderer derfor at indgrebet er lille og står i forhold til formålet.

Målingerne opbevares i 24 måneder og slettes derefter automatisk.

Du kan fravælge målingen under "Min side" — både i felt-appen og i portalen. Fravalget standser indsamlingen med det samme og kasserer de målinger der endnu ligger på din enhed. Det har ingen betydning for dit arbejde i appen. Målinger der allerede er sendt, bliver stående indtil de 24 måneder er gået.

5. Modtagere og databehandlere

Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre, men bruger databehandlere til drift:

  • Hosting: Hetzner Online GmbH (servere i EU)
  • E-mailudsendelse og foreningens postkasser: Google Ireland Limited (Google Workspace)
  • Login: Google Ireland Limited (kun ved Google-login)

Med hver er der indgået en databehandleraftale.

Google kan behandle oplysninger uden for EU/EØS som led i sin drift. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og Googles tilslutning til EU-US Data Privacy Framework.

6. Opbevaring

Vi opbevarer dine oplysninger så længe du er aktiv deltager. Derefter gælder en frist per type oplysning. Fristerne står nedenfor.

Aktør-ansøgninger: kontaktoplysninger, dine bemærkninger og dine billeder fjernes 13 måneder efter markedets slutdato. Gruppenavn, bodtype, mål, antal personer og udfaldet bliver stående, så foreningen kan se hvor mange der søgte og hvor mange der fik nej. Bliver din ansøgning godkendt, flytter kontaktoplysningerne til din brugerkonto med det samme, og ansøgningen står tilbage uden dem.

Frivillig-ansøgninger: navn, kontaktoplysninger, fødselsdato, kvalifikationer, holdønsker, dine dage og din tekst om tidligere erfaring fjernes 13 måneder efter markedets slutdato. Marked, status og tidsstempler bliver stående, så foreningen kan se hvor mange der søgte og hvor mange der fik nej. Bliver du godkendt, flytter oplysningerne til din brugerkonto med det samme, og ansøgningen står tilbage uden dem.

Din brugerkonto: navn, kontaktoplysninger og adresse fjernes 2 år efter at kontoen er arkiveret. Din deltagelseshistorik bliver stående uden dem, så foreningen kan se hvor mange der var med hvornår.

Aktører (virksomhedsrækken): kontonummer og øvrige persondata på aktør-rækken fjernes 5 år efter det seneste marked du har et spor i. Fristen følger bogføringslovens opbevaringspligt. Firmanavn, CVR og hjemmeside bliver stående — det er virksomhedsdata, ikke persondata. Er dit medlemskab af aktøren stadig aktivt, står rækken uændret uanset alder.

Helbredsoplysninger, allergier og specialkost: slettes når du trækker samtykket tilbage, og ellers 13 måneder efter markedets slutdato.

Notifikationer og beskeder til dig slettes efter 1 år.

Vejrdata brugt til sikkerhedsvarsler slettes efter 30 dage. Den indeholder ingen oplysninger om dig.

Felt-målinger: de tekniske målinger fra felt-appen opbevares i 24 måneder efter måletidspunktet og slettes derefter automatisk.

Revisionsloggen opbevares 2 år af sikkerhedshensyn. Den registrerer hvem der gjorde hvad og hvornår, men indeholder hverken personoplysninger eller adgangstokens — kun henvisninger til de rækker en handling rørte.

7. Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Du kan trække et samtykke tilbage. Henvend dig til info@khm.dk. Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).

8. Sikkerhed

Følsomme oplysninger opbevares krypteret, adgang er rollestyret, og handlinger logges. Portalen og databasen hostes i EU. Google Workspace kan behandle oplysninger uden for EU/EØS, se afsnit 5.